#企業管理 ; 制度寫什麼? 誰寫? 20080001

click to view English version

請使用電腦版觀看

您好，我是Emily。
這篇文章要說明怎樣進行制度設計以及回答常被問到的問題。
也提醒您事先觀看【參考來源】之後再參考這篇文章，在思慮上會比較順暢……
…………………………………好。現在開始說明：
 
我遇到討論建立管理制度的每家公司，大家都對這件事感到很有壓力，覺得不會[ 寫 ]制度怎麼辦?  好的，如果您看完了【參考來源請按這裡】那篇還是有這種感覺的話，我再解釋給您聽，您可能會比較開心或鬆了一口氣。但是，因為是文字，您可能會想睡覺，現在請先做2件事：

1.  請準備700c.c.以上100度C的熱水或熱飲、不要加糖或奶( 糖或奶會促成血糖上升想睡覺無法專心；體質可以抵抗睡神者不限)、杯蓋打開放在電腦旁邊( 自然冷卻，等下溫度剛好可以喝、蒸氣保護眼睛 )。
但如果您覺得有點累，請先去休息或睡覺，手機設定提醒改天再看；這時喝濃茶或咖啡只會更想睡覺、神智不清、沒有閱讀效果。z..z..Z…Z…Z~~😪😪!

( 在以前公司，喜歡品酒的同事Mike問我，700c.c的莫斯科騾子/Moscow Mule🍷🍺可不可以?..... 我告訴他：如果薑汁啤酒/ginger beer成分改成卡羅萊納死神汁/Carolina Reaper sauce😈😆 的話可以試試保持清醒! )

2.  決定要開始看這篇文章前先做3分鐘伸展運動，看文章會比較有效果：例如：

1^st.站起來  
2^nd.手往上伸展到極致伸懶腰 ( 上時鼻子慢慢 [深度 ]深吸氣、下時嘴慢慢吐氣[ 氣吐極致 ]
重複2~3遍。

3^rd.此時700c.c.熱飲已經降溫，可以喝一下再往下看。
 
好的，開始回答問題：本篇文章整體答案可以先看Q2.。
Q1.制度應該寫什麼呢?(What?)
A1.1：先提醒，目前正在計畫導入ERP或電子作業流程的公司( e-Work Flow )，[ 制度應該寫什麼 ]，這個問題，與ERP要導什麼的問題，有90%相關( 百分比的描述僅供讀者 “感覺” 相關度 )。因為，90%制度即是對於工作流程的規定；工作流程 = 作業權責 +作業表單  +作業步驟。
剩下的10%=100% -90%，例如印鑑管理、資料保密作業.. 等等不需要ERP的管理制度，通常會在有制度需求時才會意識到必須建立管理機制。

作業權責 =某些作業的權力與責任，簡稱 R&R，也就是 work Role and Responsibility。

承擔作業權責的人，英文叫 Work Owner。

因此，關於管理制度的設計或建立，
作業權責 = 定義管理制度的權力及責任 =每部門最高主管為管理部門工作作業品質與效率應制訂的管理制度的權力與責任。

這篇Q1、Q2概念，對於系統導入有幫助。
A1.2：管理制度是[ 規定或定義 ]出來要所有員工遵守的、但是，並不一定所有公司會[ 寫 ]成一份制度。也就像 [ 軍官與魔鬼 ] 電影裡面講的 Code Red，沒有文字的軍令，但大家都會遵守，這就是一種制度。然而，把制度書面化是對於管理有幫助的，一旦書面化並公告，表示獲得公司正式同意實行。
制度應該寫什麼呢? 有下列幾個方法可以知道：

(1) 可以參考【參考來源】4.(1)，台灣的「公開發行公司建立內部控制制度處理準則 」，第二章「內部控制制度之設計及執行」§7營運循環控制作業、§8其他控制作業、§9電腦化資訊系統，以及第三章「內部控制制度之評估」。
或

(2) 有營業活動就會產生會計記錄，因此，請[ 會計部 ]拿出試算表( Trial Balance )，看看公司正在使用的[ 會計科目 ] ( Account Items )，反推，那些會計科目記錄了什麼事需要建立管理制度或作業規則或方法。
或

(3) 有員工就會產生活動，有作業活動就應善加管理；因此，請[ 人資部 ]提出公司的部門組織圖，每個部門應建立部門運作的管理辦法或制度，尤其是與其他部門的跨部門運作方式。每個部門都做好了，公司整體制度就建立好了。
因此，每個部門最高主管即是代表該職能最高主管，提出該職能及/或該部門的管理制度，向總經理提報、逐級到董事會核可。呼應 A1.1。

(4) 表單及報表是公司各項作業的書面溝通工具，所以，收集全公司所有[ 表單 ]及[ 報表 ]，例如：ERP產出的[ 客戶訂購單 ]、外部購買的多聯式[ 付款申請單 ]…等等印的單據，標準化書面表單的填寫及核准程序，即是設計管理制度的其中一種方式。
 
Q2.誰寫?(Who?)
誰寫? 依上述 [作業權責]的概念，問題等同[ 誰是制度設計工作權責擁有者]? 英文簡稱 Policy Owner。所以，Work Owner = Policy Owner 。
教結合Q1. A1.2彙整[ 舉例 ]如下，如果您認同，也建議貴公司定義專人負責建立與維護這個表格，並定期更新。以Q1. (1)指出的 §7. 營運循環控制作業，法令裡面註記的[ 銷售及收款循環 ]為例：

 

Q1.A1.2(1) 銷售及收款循環	Q1.A1.2(3) 部門權責	Q1.A1.2(4) 主要作業表單 (不含會計傳票)	Q1.A1.2(2) 會計科目
訂單處理	業務部	產品訂購單	( 不適用 )
授信管理	業務部	客戶信用調查表	( 不適用 )
運送貨品	物流部	出貨單	應收帳款/銷貨收入
開立銷貨發票及帳單	會計部	銷貨發票、帳單
記錄收入及應收帳款	會計部	出貨單-已簽收
銷貨折讓及銷貨退回	業務部	銷或折讓/退回申請單	銷貨折讓/銷貨退回
客訴	客服部	客訴紀錄單	客訴費用
產品銷毀	產品部	產品報廢計畫表	存貨
執行與記錄票據收受及現金收入	財務部	繳款單	現金與銀行存款

註1.：建議指派特定部門為公司建立表單編號、制度編號規則。並將表單及書面制度或管理辦法列冊管理。

註2：建議建立部門編號，因為表單編號及制度編號可能用得到部門編號號碼。例：業務部是SA、訂購單是IDSA0001、訂單處理辦法是POSA001。並考慮彈性，例如，當行銷部(例：MKT)與業務部(SA)合併時，例，業務行銷處，部門編號、訂購單編號、制度編號，應如何隨之異動的原則。有些公司使用對照清單解決這個問題。

 

我是 Emily，如果這篇文章有幫助到您：

-   想對文章內容表達感謝、支持或鼓勵：

ü 請贊助Emily喝綠茶、購買圖檔或材料、刊登廣告或合作，請按這裡。

ü   拍拍手👏鼓勵部落格：

ð  請點閱網頁上方各頁籤觀看其他文章。

ð  請點閱部落格推廣頻道，在網頁右上方LinkedIn、Meta、Twitter、YouTube，[按讚👍]、加入[免費訂閱 或關注及追蹤👆]並按提示[小鈴鐺🔔]。

ð  轉寄推薦網頁給3位朋友。

ü以專家之姿發表文章、免費登廣告，請按這裡。

-   詢問Emily一個問題，或提案一個主題，要不要付費，您決定。

 

敬祝您健康、平安快樂、豐盛。

祝您有美好的一天、身體健康、平安幸運、善事皆成。

 

＃制度設計 #內部控制  #IPO  #ISO  #作業流程 #作業程序