制度【怎麼寫/建立】? 2008000201
2025/3/14：依照今天早上與Grok/X平台討論目前美國政府效率部門(DOGE)法律遵循的相關議題、Grok也分享了德國的法律規定保障公務員(員工角度)在爭議訴訟或調查期間可以支領薪資的法規，分享我的看法與議題背景供您參考公司組織制度設計或政府立法內容。
分享的內容已存在於各類法律條文或公司內部的制度內容，並非創建，供您參考運用：
A1.法律規定公務員有遵守上級指示的義務，同時，法律規定公務員可以依法拒絕上級明顯違法的指示/因為員工是公務員，因此非常熟悉法律規定，所以要維護法律規定。
A2.由A1.法律規定，公務員因任何目的拒絕上級指示時，上級可以解雇公務員或其他懲處；公務員有正常管道/檢察機關可以申訴或訴訟，但需要時間處理。此情形造成公務員要自己判斷要不要維護法律👈因為可能為了維護法律必須拒絕上級指示👉最後而造成自己失業/承擔等待司法訴訟或審判期間的失業狀態，法律支持上級即便明顯違法也可以先解雇員工。
B1.政府新成立的部門(DOGE)查得有足夠證據支持過去政府有浪費支出或存在冗員的情形，所有證據及看法支持刪減該項支出預算及裁員。
B2.該新部門(DOGE)成立的程序不合法，因此，B1.查核結果不得執行，即便B1已造成國庫損失，無論金額多大都會因為新部門成立程序不合法/為了維護程序正義，而不能禁止國庫重大金額損失。
分享意見：
(1)
德國法律議題已經降低了公務員薪資成本的負擔。
(2)
A1及B1在法律上宜列入但書(But)或稱例外情形/因凡有原則必有例外：
例外規定舉例1:依法得以OOO，但有以下情形A、B、C….不在此限。
舉例2:金額重大性，最低以OOO的N%為審查基礎👈主因金額重大性可能因為每年經濟狀況不同而改變。
舉例3:前項重大性定義規則，每N年檢討一次，或者，遇到OOO情況，依該金額(OO狀況)由☆☆☆即時定義(生效)之。
(3)以上(1)或(2)的目的是：
不只是要合法，要讓符合[最高目的]的事情務必要執行，透過法律允許特定職權予以施展，排除執行困難；最高目的可能是國家安全或人身安全與人民基本生存權利、法律遵行或維護正義、國庫資源等等；最高目的依每國家及每公司不同，供您參考。謝謝!
2022/12/31 備註：這篇文章提到的制度格式共11大綱：
1.目的、2.適用範圍、3.權責、4.核決權限、5.相關作業流程及索引、6.作業KPI、7.例外情形處理、8.作業風險及內部控制重點、9.作業表單參照、頁尾.提案與核准。
這個想法來自於我在#資誠#PwC服務時，從內部學習及客戶端的經驗累積而來，加上後來在其他公司任職與同事意見交流的結果。有關6.KPI及提案與核准的欄位也放在制度格式內的想法，來自主持建立制度相關會議時，回應各部門疑慮時的討論結論。
若讀者工作上因為這篇文章而受益，敬請轉寄更多人參考使用。謝謝!
您好，我是Emily。
【您也可以選擇從下方「開始講」直接觀看制度怎麼建立】
前言：希望您能認同我在其他文章提到：一家公司如果沒有紙本供員工翻閱的管理制度，【並不】代表這家公司沒有制度，他只是沒把制度寫成文字印出來給大家看而已，簡稱【沒有書面化】。我認為一家公司【有】或【沒有】制度， 界線是【有】或【沒有】把做事的原則或規則或做法定義下來，供相關人等遵循，而不是時常改變做事的方式。
所以，【表單】也是制度的一種。因為大家都要依照表單欄位填內容，就是一種規則。
「凡有規則，必有例外」，有些公司認為建立制度或規則，會使公司做事方法僵化，遇到例外事件會考慮制度框架太多而無法應變。但是，我認為：「若無規則/制度，則每件事都是例外」，同一件事做法，會隨者執行者習慣、個性、經驗造成結果的不確定性，造成事情延遲或損失的風險更大。我做法是，只要定義「如有例外情形，請洽…」，或者，「如果需求在72小時內，請電話報告…即可」，諸如此類，將處理事情的彈性放到制度裡面，就會貼近或符合制度理想與執行實務；同時，也建議，制度設定有員工/制度使用者參與、定期更新，這部分會在其他文章提到，而當然，公司經營團隊仍然具備最後的核准施行與否的決定權力，因為制度的運行影響經營結果，要對董事會及股東負責，還有社會責任( 包含但不限於至少大家可以聯想到的：對員工、廠商、客戶等等的責任)。
「開始講」
制度【怎麼寫/建立】? -
> 當然不是用毛筆或鋼筋水泥。(😆😆😆)在這裡以【集團集中採購制度(請按這裡)】內容分享如何建立、書面化制度。建議您將下列說明對照【集團集中採購制度】內容，會更容易了解我的文字。
另外，常在跨國公司會經常討論到建立制度時所使用的「語言」問題，我建議以「制度使用者( =Poilcy User)」「熟悉的語言」為主，因為制度的目的是要來「使用」的、目的不是只有寫出來而已。內部或外部翻譯時間成本或金錢成本是必然發生的。例外情形有3：1.整個跨國集團100%會聘用公司官方語言能力流利程度的員工。2.集團制度訓練能力非常強，各種語言訓練師先了解制度內容即可。3.不覺得制度語言會影響制度推行。謝謝：
【集團集中採購制度】總共分11個部分：
表頭(即頁首，已標上黃色)、1.目的、2.適用範圍、3.權責、4.核決權限、5.相關作業流程及索引、6.作業KPI、7.例外情形處理、8.作業風險及內部控制重點、9.作業表單參照、頁尾.提案與核准；以有標上顏色的部分說明，如有問題，請您留言討論。
表頭(即頁首)：重點是「制定部門」、「Q&A會議記錄」、「新人訓練」。
制定部門：目的是提供制度使用者有提問的管道。即是「制度寫什麼? 誰寫? 20080001(請按這裡)」提到的Policy Owner，負責定義事件作法規則的部門，定義制度是他的工作權利及義務之一。
Q&A會議記錄：目的是強化制度合用、並且跨部門參與。建立制度在公告之前，Policy Owner 必須召開討論會議，使Policy User有機會對於管理制度內容提出問題、並使其他相關作業部門有機會參與；Policy User提出的問題有可能涉及制度內容語焉不詳、執行困難、原因不詳…等等各方面議題，必須獲得Policy Owner 適當的說明與解惑，雖然會議可能需要召開一次以上，但必須做成最後結論記錄供未來制度更新、相關制度修改、新進員工有疑問時查閱，但Policy Owner對於問題的解答應以「管理」為目的，而不是以「Policy User」的「行為偏好」為目的。舉例：某公司
產品部(Policy Owner)規定，產品成本金額僅限會計部及產品部得以存取。
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業務部(Policy User)提問：這樣對客戶議價有困難。為什麼業務部不能知道產品成本金額?
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產品部(Policy Owner)回答：我們的產品與品牌價值有絕對相關，要防止任何狀況產生低價競爭或銷售。產品部會另外制定大量採購銷售折扣相關辦法為您的問題解套。謝謝!
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財務部(相關作業部門)提出要求：如果客戶享有銷售折扣如果變成常態，已經與一開始與該客戶交易審查條件不一致了，管理辦法中請列入部分收款條件改為預收貨款。謝謝!
新人訓練：按照該制度的管理範圍區分為集團、公司、部門。目的是避免新進員工不瞭解公司制度；例如：某管理制度在2022/2/1 公告，某員工在2022/6/1 報到，這樣的情形，仰賴制度公告後，轉知教育訓練部門，按照管理範圍(集團、公司、部門)排入新人訓練內容；通常，教育訓練部門惠要求員工接受所有新員教育訓練內容後在課程表單簽章，表示公司已經告知相關責任義務，若日後涉及違紀懲處，員工不得表示「不知情」，例如：營業秘密管理制度。
綜上所述、總而言之、所以，管理制度公告程序歸納如下圖：
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