【#企業管理 #制度設計】#權責 #逾期應收催款 及 客戶 #信用額度 核准部門 202305010001
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您好，我是Emily，來自台灣、財務會計工作背景、Whatsyouridea1996 部落格作者。
謝謝您對我的文章有興趣；您可以到部落格上方【制度設計】頁籤或不定期下載部落格目錄，篩選、點閱所有制度設計相關文章。
Emily 說：定義好工作權責，制度/作業流程就差不多完成啦!😊
這篇文章討論的是一般公司(以零售服務、貿易或一般製造業)制度設計有關應收帳款收款部門、客戶信用額度核准部門權責歸屬，主要應收對象是經銷商或代理商B2B之類；總共區分以下段落，建議您可以依照顏色直接跳到您想了解的地方：
1. 小故事：想認列壞帳，卻意外回收帳款!
2. 您說呢：
(1) 制度設計最花時間的是討論【權責】
(2) 從上往下切，權與責平衡，事情變簡單；決策未必。
3. 誰賺錢、誰收錢、誰催款：以【產品或服務】與客戶【交換現金】。
4. 客戶信用額度核准【權利】人，要不要承擔客戶數量或業績不夠多或壞帳的【責任】?
看文章之前，先欣賞一首好聽歌：#周杰倫 Jay Chou【#千里之外 Far Away (feat. #費玉清 Fei Yu-ching)】
https://www.youtube.com/watch?v=ocDo3ySyHSI&list=RDocDo3ySyHSI&start_radio=1
1.小故事：想認列壞帳，卻意外回收帳款!
我剛加入A公司擔任[會計部經理]時，首要任務之一是[整理帳務]，包括當時帳面多筆逾期未收應收帳款，金額都算重大(比我月薪多的都叫做”重大” 😆 )、還有系統拋轉產生的過渡紀錄；應收帳款對象包括銀行，收款單位是[財務部](與會計部同隸屬財務長管轄)，銀行拒絕支付的理由是我方的信用卡請款單據瑕疵。我忘記銀行拒付的具體細部原因是什麼了，只記得當時公司整體氣氛一致認為是銀行端的問題，一直以來卻未採取法律行動催討，也沒有承認壞帳，我感覺情況怪怪的；另一方面，同仁告知，其他部門資深主管很想了解[過去強勢的會計經理做不到的事(把懸帳清掉、結案)，新來的Emily會怎麼做?!] (👈蝦米?!什麼心態?! 😆 )
💡!「來賓請將說法正式化、書面化，以利日後呈堂證供!」=> 我這樣提出要求，然後…….銀行就付錢了! 而且分毫未差! 😆
我心裡做了最壞打算，準備要將所有收集到的資訊編製成「正式書面報告」向財務長及總經理報告，未來在「稅務上及法律上」都必須有來自銀行端的正式意見。因此，我請財務部向銀行索取「來自銀行端的正式回覆」、要紙本而且蓋上正式代表銀行發文的紅色公司章。👈 銀行應該是很樂意的，對嗎?!
我另個目的是想了解銀行端「拒付」帳款的正式理由會怎麼寫? 希望不會只是作業層級人員的意見，希望銀行出具正式意見! …不料，銀行卻付款了，我也滿訝異的!😆
猜測帳款回收過程可能發生過不尋常的事情，但因我已經完成與這家銀行之間的任務，完成收款後就不再追究下去了。
希望以上故事帶給您一些啟發。😊
2.您說呢：
(1)
制度設計最花時間的是討論【權責】
(2)
從上往下切，權與責平衡，事情變簡單；決策未必。
(1) 制度設計最花時間的是討論【權責】：您同意嗎?! 我未曾改變這樣的想法，誠心邀請您提供不同的意見。如同【#企業管理】選顧問如同選人才建議的，若貴公司某天必須外聘制度設計顧問師，我建議您提出工作權責劃分方面的議題，當作篩選顧問師的條件之一。
(2) 從上往下切，權與責平衡，事情變簡單：討論工作權責，通常只考慮到[執行作業的當事者]與互動窗口之間的工作職掌合理性，雖然並沒有不好，然而，最終必須納入 [管理責任]及[內控議題]，我建議層級往上伸展，改以「這是哪OO長(OO副總經理)的職責比較適當呢?!」來討論，議題會比較清晰、容易做決策。OO長是O職能最高主管的職務權責，不因執事之人更換人而改變：財務長、法務長、業務長、行銷長….。
例如：某事件的權責劃分，原以產品部、採購部、會計部、財務部、業務部、風險部的方式討論權責，調整為行銷長(或產品部最高主管)、採購長、財務長、會計長、業務長、風險長的方式進行，會比較清晰，”感覺”不一樣，建議您定義完成OO長的權責區分之後，再依層級往下授權特定執行層級部門進行例行作業(財務長->財務部；業務長->業務部…)。
例1.：應收帳款宜由業務長或財務長向客戶收款?!
因為______________。
例2：應收帳款逾期未收，宜由業務長或財務長或風險長向客戶催收?!
因為______________。
例3：[申請]客戶信用額度宜由業務長或財務長或風險長的部門成員執行?!
因為______________。
例4：[徵信調查]客戶信用，宜由業務長或財務長或風險長的部門成員執行?!
因為______________。
例5：由例4.的結果，[定義]客戶信用風險等級，宜由業務長或財務長或風險長執行?!
因為______________。
例6：由例3~5，[定義]客戶收款條件，宜由業務長或財務長或風險長執行?!
因為______________。
例7：由例3~6，[核准]例3.所申請的客戶信用額度金額，而且要符合上述各項規定，宜由業務長或財務長或風險長執行核准?!
因為______________。
您覺得答案應是如何?!
決策未必：這句話是什麼意思?! =>[老闆最後決策未必與邏輯與內部控制一致!] 的意思。
例1:稽核部門必須超然獨立，應直屬董事會，然而，實務上，台灣常見公司因各種原因將稽核部門管理權責隸屬於財務會計部、法務部、或總經理室。
例2:某接單生產公司，原將非業務性質的部門，包含存貨倉儲管理，權責歸屬由財務長管理；後來因作業績效導向，公司將倉儲管理權責調整由業務長管理；業務長日後除了負責銷售達成率，還包括影響銷售績效的工廠產能產量、產品品質、儲存空間、工廠安全等等，與貨物直接相關的均要一起做整體考量。公司認為財務長仍然可以從財務報表數字達到監督的功能，報表內容有精簡，但數量並未減少。
您評論如何?!
供您參考：依行業特性，因採購部權責之一有供應商供貨品質評鑑，我建議採購部仍應獨立於業務部及產品部，目的是事前控制／拒絕高不良率或高呆滯產品覆採購，制衡業務部或產品部主管職權上可能的不當要求，不用等到已經採購入倉且產生財務報表才檢討。因此，權責分工可以達到事前避免瑕疵產生、提升管理效率，財務長以財務數字進行企業管理並非總是最佳的管理方式，還要確保數字產生過程的獨立性、不被操縱。
3.誰賺錢、誰收錢、誰催款：以【產品或服務】與客戶【交換現金】。
上圖是2023/4 我在LinkedIn上做的調查案例：1/31到期的應收帳款，4/8仍未收到錢，應該是哪部門進行催收?! 兩周之內有970位觀看者卻僅有10位投票，然而，10票裡面，財務會計部、法律事務部及業務部得票都不是0，可見，人數少，意見未必一致，您同意嗎?! 而在一般公司內部討論工作權責的時，有些公司【樂見】大家意見不同，這樣才能從不同角度看事情，期望最後結論可以面面俱到，與制度【怎麼寫/建立】? 裡面的流程圖提到Q&A會議：制度設計必須要經過討論的精神是一樣的意思；您認同嗎?!
(以下仍以職能最高主管權責劃分的角度討論)
負責賺錢本質是業務長的主要職責，相信很少人會有疑慮。
收款人：應收帳款即是以公司的產品或服務(公司的資產)向客戶換取金錢，而且是賒銷產生的結果；業務長將產品或服務交付給客戶，因此，業務長必須得到現金繳回公司才是。否則，業務長有權力負責把產品交付出去，卻沒有責任把金錢取回，屬於權責未達平衡。您覺得呢?!
催款人：收款人是業務長，但若業務長收不到錢，就換別人/其他長官催款，那麼，一開始就催款就好了啊?! 保證收到錢，不用等到帳款逾期啊! 😆
是的，「催款人」陷阱題😁
是「誰應該啟動催款程序?」的議題。
以及，「催款程序應該怎麼做?」的議題。
討論：業務長收不到錢，就要啟動催款程序；那麼，如何管理業務長因為任何原因應啟動催收而未啟動呢?!
建議工具：會計長的應收帳款帳齡分析表+定期追蹤業務長的繳入應收帳款沖銷單據(註1)。
(註1)應收帳款沖銷單據：業務長依收款情形繳入以下其中一項單據，供會計長沖銷/調整應收帳款的會計科目狀態：
(1)[已具備業務長、財務長已蓋收訖章的繳款單]+[對帳單]。
(2)[已具備業務長、法務長已經簽收的啟動法務催收通知書](或收款報告或簽呈…說明書類型)
(3)[已具備業務長、法務長簽章的壞帳報告書]+法務文件
說明1：可以透過電腦系統完成的作業流程，就不用紙本作業了。
說明2.:啟動催收通知書之前會有許多口頭討論的必要程序；必要時，會計長也要在知會業務長的情形下主動要求與客戶對帳、提供法務長或業務長有關客戶應收帳款在本公司的紀錄，達成主動進行內部控制、維持會計科目內容新鮮度接近事實的部門目標。
說明3.:法務長接獲催收啟動通知，即執行後續催收相關作業。
說明4.:整體而言，以內控文字表達的話，業務長是帳款回收的總專案管理人的狀態，並由會計長主動監督期執行程序與進度，透過各部門”簽章”表達”知道了”或”收到了”或”核准。
會計長沒有空間不主動監督，因為要定期解釋會計資訊、報告執行長及/或董事會；除非…..因不知道而忽略如何使用或報告會計資訊。各類狀況都很常見。
以上各部門為自己的職責作業負責人而記錄工作進度，並將自己的工作進度向其他兩部門做更新，以電子郵件通知的話，建議做法是：
From:自己部門＊＊＊
To:業務部（應收帳款收款進度總負責人）
Cc:另一部門
主旨：［自己部門＊＊＊報告］ＯＯＯ客戶應收帳款催收進度
因此：應收帳款收款人為業務部，收款轉變為催收只是調整做法，程序延伸到會計部及法律事務部，期望帳款快點收回；如果我們/業務部請別人幫忙收款，不表示自己此後為此事不用負責，因此，並不會改變收款總權責PM為業務部。您同意嗎？！
具備書面制度供大家遵照執行，並不表示員工之間不能進行口頭溝通，相關作業進入紙本或系統程序之前，建議不要忘記先口頭溝通達成共識再進行系統或紙本程序。
4.客戶信用額度核准【權利】人，要不要承擔客戶數量或業績不夠多或壞帳的【責任】?
這個問題也是不到一個月內有1,000多位的觀看者，但僅有17位投票；為什麼呢?! 希望有天我會理解答案。😌
會計部得票是0，我也認同這樣的想法，就不把會計部列入討論範圍了；如果您有其他想法，歡迎管理實務專家之姿投稿或留言或透過右上方Contact Emily 送出訊息。謝謝!
客戶信用額度核准的那個人，先以[職能][最高主管]而言，應該是風險長、財務長或業務長呢?!
回到上述粉紅色字的7例題，您的答案會是什麼?!
我的建議是：
說明1：各部門之間的位階平行，沒有誰比其他人高一等，本部門事務不適合由他部門來執行核准，因此，客戶信用額度申請(1)與核准(7)，宜同部門。
說明2：驗證=上圖(2)及(3)，即是徵信的意思，除了租賃公司或較大型的企業將風險部門獨立於其他部門之外，常見風險長/部及財務長/部是同一部門，將對業務長/部提供的客戶資料向銀行或徵信機構或客戶允許調查的範圍進行驗證。
說明3：控制與建議=上圖(4)及(5)，指的是依照公司內定義的客戶風險等級及風險迴避相關辦法，評估信用額度申請金額的適當性。舉例：某客戶經評估之後屬於N=不適合交易，或H=高風險，會被建議提高質押品價值也會影響(6)，(6)=此客戶必須全額預付交易。
說明4：付款條件、上圖(6)是財務長的管轄，其他部門必須遵守，因此，案件回到(7)，申請部門依照上述各程序衡量所申請的限額是否適當、要不要在向客戶索取質押品或調整額度、重新安排客戶貢獻金額計畫，做成結論與核准、並將以核准的客戶資料及信用額度輸入系統。
說明5：上述程序由(8)財務長/部執行遵行控制，常聽到的新客戶”生效/激活”或超額”放行”，必須獨立於業務部。
說明6：客戶信用額度核准設定於業務長/部有以下考量：
-實地觀察客戶營運狀況、產業評價，用以評估信用風險，是業務部門例行的部門活動、權利與責任。
-信用額度高或低，影響業績空間，業績未達必須再開發客戶或業務的數量，業務部宜自行權衡。
說明7：實務上也有將信用額度核准權限，圖片內的(7)設定在財務長/部，此情形，業務長/部權責剩下申請，而財務長/部，擁有拒絕權(=不核准權)，卻不用負擔每客戶業績達成空間(額度)，權與責不平衡之外，也容易傾向業績保守或跨部門爭議。
例1: 業務長/部：業績達不到是因為每次財務長核准的額度總是小於申請的金額，要分次訂購下單嗎?!
例2: 業務長/部：壞帳與我無關，我只負責衝業績。
您的想法是什麼?! 歡迎分享。
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