Friday, January 27, 2023

【#企業管理】迷你規模公司，制度要怎麼寫?!20230122

【#企業管理】迷你規模公司，制度要怎麼寫?!20230122

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您好，我是Emily，來自台灣，

Whatsyouridea1996 部落格作者。

如果您是制度設計或其他專業領域的專家，誠心邀請您分享相關知識。請按專家說，謝謝。

直接進入文章主題

有別於這篇文章之前提到的制度設計是以公司具備500位員工的規模或角度來看待管理制度如何設計這件事，在這篇，迷你規模公司的制度設計，同樣指的是辦公室營運活動管理，若套用到營業店面，例如，早餐店運作，則僅供參考，可能不太合用，主因店面運作恐怕不太有時間查找表單，需要事前一連串的訓練取代這篇文章所要傳達的透過表單讓員工了解並遵循公司內部規定。如果您有營業店面管理活動制度化的需求，敬請來訊提問。謝謝。而「公司規模」，多小算是迷你公司呢?! 例如：衣服尺寸，XS，每家廠商定義未必相同，A廠商的XS可能是B廠商的S，因此，請問您如何定義自家公司的規模是迷你、小，中或大型呢?!

- 定義公司規模=迷你：在制度設計的議題下，建議仍依照「制度使用人數」來定義，也就是員工人數；然而，制度佈達的【速度】越快又【精確】且【口耳相傳不會誤解】，通常，越能同時達到這些條件的公司，它的【規模越小】。制度，從老闆下達指示之後到員工完成工作，即是從制度設計、討論、發佈到執行瞬間完成，對吧?! 😊您有沒有其他想法呢?!

迷你公司，依上述描述，我定義為20名員工以內的公司；若您覺得是5人或30人，並無不妥，請以下方內容調整您的需求，也可以建立對公司管理有幫助的、完整的管理規則。😊

- 公司規模，影響制度書面化或規格化必要性。這是因為，通常，公司規模涉及營運活動的交易筆數。例如：收款單(或稱：繳款單)，由接觸客戶的業務人員填寫、與客戶對帳，確認客戶繳交的款項屬於哪一筆貨款，填寫完成之後，業務人員再提供給財務會計單位確認銀行入款與沖銷應收帳款；當公司交易量龐大時，更需要這類型的單據。「有人會說，在帳單上預設收款編號即可，客戶付款後由電腦系統接收資料拋轉後沖銷、不用人工對帳。」，是的，但是，這只是將手工作業系統化的情形，並不代表業務人員的責任因作業系統化而消失。然而，若將迷你公司與1,000人以上的公司比較，迷你公司未必會考慮公司設置收款單的管理功能，主因交易筆數很少，收入款項與客戶相對應的應收帳款比對上也顯而易見，而1,000人以上的公司則因業務交易量較龐大，將「收款單」視為不可缺少的帳務比對銷帳文件。

- 迷你公司制度設計重點：制度完整性、表單清單與歷史公告或會議記錄、員工代墊費(零用金)規定、工作規則、老闆親戚說的話要不要聽?。

(1)制度完整性：仍建議透過參考來源這篇文章提到的資源來確保公司已對必要事項進行規範、設計管理模式。

(2)表單清單與歷史公告或會議結論清單，快速傳達做事規則：

這張清單只是舉例

迷你公司建立管理制度也可以參考制度【怎麼寫/建立】的11大綱類型的格式編寫制度內容；然而，以在下Emily接觸過的台灣迷你公司為例，由於組織規模比較小而部門少，有關【權責】及【核決權限】的規定，公司通常選擇會計部擔任負責建立所有表單的權責單位，也因組織層級精簡，核決權限會集中在某幾位主管身上，或，管理環境使然，必須所有事務均須由總經理核准才能生效，這樣的狀態，權責與權限容易分辨、資訊不易被誤傳或不易被誤解，若再套用上述11類大綱設計制度，雖然一樣會達到管理效果，但也顯得複雜化而費時，部分迷你公司期望以較簡便的方式建立管理制度，提升制度設計效率又不失制度推行的效果，這類需求，我會建議迷你公司的制度設計以書面表單為出發點-

1^st書面表單是將口頭溝通記錄下來、是文字化的溝通工具，因此，建議公司首先確保公司內部表單完整性、該有的都有，並參考上圖欄位，建立表單清單，後附實體表單格式供所有員工參照使用。

2^nd歷史公告或會議結論清單，如下圖，目的是讓員工快速瞭解公司相關規定及最新的更新內容：

(1)員工代墊費(零用金)規定，納入歷史公告清單內：公司可將員工代墊費用(零用金)的請款相關規定註記在【零用金申請單】上面，也可以另外以公告或會議記錄的方式呈現。在這裡，將這項規定特別提出來說明，主因這是員工上班時關切的主題之一，公司也可很清楚地讓員工了解允許員工報支的費用範圍有哪些、核准人及公司撥款程序與處理時間如何。

值得一提的是，部分公司不允許員工代墊，這類型的公司認為員工代墊是公司臨時向員工小額借款，顯得自己是奇怪的公司，因此，傾向請員工事前預支費用、事後以實際費用單據報銷的方式進行。

(2)工作規則：附上台灣勞動部提供給民間公司範本內容，請按此。

建議您參考貴國政府規定的工作規則內容大綱，目的在提醒您制定工作規則必須考慮哪一些事情，確保規則的完整性；也許您的公司不需要將工作規則送交政府核准，但至少已將各方面管理重點納入制度考量。

(3)老闆親戚說的話要不要聽?：雖然這一點看起來很有趣，但在台灣是存在的議題。部分規模較小的公司，會有不在組織圖內也未見於員工名冊內的老闆家人或親戚們偶爾到訪辦公室，並向員工下達工作指示，包含但不限於老闆家務事。員工對於這類型的工作指示須不須要聽從呢? 我認為這個問題應由每家公司的老闆或用人主管回覆才是，並沒有一定的準則或邏輯或哪一種選擇比較好，唯一建議是：須不須聽從的決定，必須明確，請不要讓員工產生疑惑或其他顧慮；若公司有其他股東涉入管理，而且有不同意見，也應由老闆或決策主管與不同意見的管理階層溝通或討論，避免演變成辦公室政治事件。您會如何形容讓員工左右為難或員工必須選邊站的主管們呢?! 每一種選項都有老闆們會選它，您選哪一項呢?：

(1)沒有管理能力。

(2)有負老闆或股東期待。

(3)上班當遊戲，比大小。

(4)這類行為想讓員工學習什麼?!

(5)其他：_____。

順道一提，來自實際案例：當然，以上事件並非只發生在迷你公司，各類規模的公司都可能發生，也可能發生文章開始的圖片提到「幫老闆小孩送便當」一事，是否合適的議題，而，與制度設計何關呢?! 當然有關，也就是【職務說明書】。無論是幫送老闆小孩便當或指導老闆小孩課業都可能發生在員工的上班工時，而且頻率由【偶爾】變【時常】的話，則其實是例行公務之一，我建議在職務說明書或工作介紹時提到：【兼任老闆私人助理】類似描述，開誠佈公，員工一開始即了解可能會有這類事發生，不至於讓員工感受到疑惑或必須挪出額外時間處理份內公務或老闆私事，不然的話，會演變成【加班費】或【工作指示超出勞資契約範圍】議題。

- 迷你公司制度推行重點：建議參考

ð 怎樣比較容易「記住」制度內容?

ð 制度【怎麼寫/建立】?

您想法如何呢?!

我有什麼沒提到的嗎?! 請告訴我。謝謝!

祝福您。

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