[友情贊助文章]怎樣比較容易「記住」制度內容? 20080003
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怎樣比較容易記住制度內容?
記住制度內容的目的是落實制度內容。
這個議題會使我聯想到哆啦A夢的背書吐司，但是，我沒有吃過，不知道效果如何? 希望有吃過的朋友可以分享經驗。( 請問裡面塗花生醬會影響記憶效果嗎? ) 謝謝! 😋🍞
在這裡，以制度公告之前、之後區分做說明；有關管理制度公告程序，請參考：制度【怎麼寫/建立】? 2008000201(請按這裡)裡面的唯一一張流程圖，會比較了解下面說明。
1.
制度公告之前：(1)定義明確及適當的工作權責、(2)制度使用人參與、(3)問題被回答。
(1)定義明確工作權責：
假設前題：大家會努力促進自己的部門達到工作績效指標(KPI)。
因此，首要即是制度裡面的工作權責歸屬，也就是「管理活動執行者」的描述必須明確。
一旦制度公告之後，權責部門自然會「記得」啟動、執行管理活動才會達成制度裡面規範的工作績效指標(KPI)。
(2)制度使用人參與：
因為制度使用人不全部是制度設計人，設計人不全部知道所有制度執行時的細節、可行性；正如制度【怎麼寫/建立】? 2008000201提到，在制度公告之前，召開討論會議討論、集思廣益並增加制度設計時實際執行面的周延性，是必要的。透過實際參與，制度使用人在制度公告前已經了解制度內容概要即管理重點、遵行的責任、自然會記住內容。
(3)問題被回答：
這是(2)的延伸議題。透過制度使用者參與、問題被回答，答案雖然可能與使用者的期望不同，但終將獲得共識或結論，降低制度推行時受到執行者抗拒、誤解制度，在遇到例外形情時也較能即時應變。增加制度落實，即是記住制度內容的一種方式。
2.
制度公告之後：(1)確保制度使用人被告知+確保制度使用人知道遵行的責任及義務、(2)詢問窗口與查找工具。
(1)確保制度使用人被告知+
確保制度使用人知道遵行的責任及義務：
除了制度公告程序之外，尚有
-新進員工訓練時加入公司內部管理制度說明相關訓練，並且，訓練課程後請員工簽章確認已經受訓並了解公司制度相關規定及員工的責任與義務。尤其具備法律責任重大的規定，例如：性騷擾防治、資訊保密( 營業秘密、薪資..等等 )、行為準則( 不一定每人都了解的法律責任，尤其當他們：人際挑撥及散布謠言、辱罵他人、蓄意使他人誤信…影響團隊士氣及法規遵行)等等。
-演習：緊急應變事件處理。
(2)詢問窗口與查找工具：制度使用人可能不會記得制度內容細節、不知道、忘記…影響制度落實。一旦必須應用的時候，例如：核決權限表、內部表單、作業績效指標…規定，自然會想知道答案；此時，公司已經設立的詢問窗口或查找工具，即派上用場，協助解惑。這方面也可建立在新進員工訓練程序裡面介紹。
3.
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#制度設計 #制度公告程序 #內部控制 #企業管理