[#ERP]事前有哪些準備要做?201500005
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您好，我是Emily：
系統流程導入前，有哪些準備要做(註1)?
第一件事
定義屬於您公司「內部」的Emily!!
雖是文章作者本人，但請勿使用童工 😆
什麼意思呢?
定義系統流程導入【專案主持人】的意思。
一旦【開始選擇】專案主持人的時候，事實上，【已經啟動】專案工作了。專案主持人，建議由公司內部人員擔任，主因工作特性包含：
(1)不能偏向廠商：與外部軟硬體廠商及顧問公司協商【系統導入費用】與【公司內部系統化需求】兩者之間的取捨。
(2)熟悉內部作業：專案進行過程中發現公司內部於未來必須改善的地方。
(3)工作傳承與諮詢、可接洽的程度：系統導入工作完成後，將工作經驗傳承給其他人或提供諮詢；由於是員工擔任，因此，可以洽詢問題的機動性高、時間容易掌控。
因此，不建議由系統廠商、委外顧問公司或外聘顧問人員擔任。其他的系統導入事前準備工作，就交給這位專案主持人負責吧!(註2) 😊
(註1)有關系統導入前的各類準備事項，也建議您可以直接找您熟悉的數家系統廠商，討論之後而做成貴公司的內部計畫。
(註2)「專案主持人的專業必備條件」，請詳：[ #ERP - 誰是PM ] IT 聽到猛點頭 201500002
其他準備事項
如下列，供您參考；建議同步進行這些事情：
A.
建立專案指導小組(Project
Team)
B.
各部門指派系統主要使用人名冊(Key Users)
C.
彙整現有/未來各類編號原則(Pre-Numbering Rule)
D.
現有書面制度(含核決權限表LOA-Level Of Authorization、組織圖)及工作流程(含文件或資料流程DFD-Data Flow Diagram)、表單等的電子檔
E.
建立工作系統化需求明細(必要或彈性需求)(Request for Proposal=RFP ; Required or If Possible= R or I)
F.
購入外部資源準備。如：系統導入預算及廠商條件及合作條件
以下分享說明，請依照貴公司內部想法與需求自行調整。謝謝!
A.
建立專案指導小組(Project
Team=PT)：
建立 PT目的是定期召開正式會議檢討系統導入進度並解決相關問題。公司指派的專案主持人未必是資訊部門人員，因此，建議整個PT包含至少4種職能部門的成員，使【系統流程導入相關決策過程】與【例行工作的決策過程】的【決策者】，角色一致、由同一部門扮演：
- 資訊部：當然是提供系統技術相關內部服務的部門，含現有系統資料備份及列印工作安排與子會議主持，在此不贅述原因。
- 內部控制部：確保人工及系統跨部門工作流程效率、協助定義或降低權責分工過程不當造成作業內控議題。例：「產品成本」是否要限制存取權限? 或，每個人都可以查詢? 業務部門可以存取嗎?
- 人力資源部：系統導入的同時可能會涉及部分作業流程必須重新分配、進而調整組織、規劃人力等等，通常，在這個時候，公司為了避免「凡事遵從老闆指示」(被動等待老闆指示)，相反地，必須有專責部門提出建議之後再往上請示主管或老闆，因此，人力資源部門必須提供意見，若經過核准，最終，可能會演變成組織目標異動。例如：為確立訂價系統輸入的權責 (=作業流程權責)，產品售價異動權限由原來的業務部門及行銷部門，調整為專責由行銷部門負責；銷價影響銷量，未來，行銷部門將被定義為產品銷量權責部門之一，並非只有業務部才有責任對銷量負責、領業績獎金。
討論案例分享，建議依照公司文化調整：曾經有人資長對此表示不同意見：「我怎麼會知道工作應該怎麼安排? 應該是業務及行銷商量好，再告訴我來修改組織圖就好了。」。
執行長的回應是：「同理可證，財務長可以說：我怎麼知道產品預算要怎麼花比較好? 只要行銷及業務商量好就好了嗎? 財務長要控制預算使用適當性、人資長責任當然是控制人力及權責分配的適當性不是嗎? 你是不會做、不要做、還是不會做又不要做?! 那只好換人做做看囉!」 😆
- 會計部：確保系統流程異動過程，各類數字及計算過程仍將流入正確的「會計科目」。
B.
各部門指派系統主要使用人名冊(Key
Users=KU)：每部門內最熟悉系統操作的人，擔任部門系統代表。KU將代表部門參加PT會議、執行相關任務、學習新系統、執行部門系統導入作業、發現問題…等等。
C.彙整現有/未來各類編號原則(Pre-Numbering
Rule)：資料編碼目的。例如：表單編號原則(採購單、訂單、傳票、領料單…等等)、會計科目代號、原物料編號、產品代號、倉庫代碼、部門代號、品牌代號、顏色代號、門市代號、工作代號( 工單 )…等等的編號原則，待新系統決定後，尚需討論是否必要發展新原則，配合新系統運作，或由新系統配合原來的編碼原則。
D.現有書面制度(含核決權限表LOA-Level
Of Authorization、組織圖)及工作流程(含文件或資料流程DFD-Data
Flow Diagram)、表單等的電子檔：供系統流程導入時，內部員工及外部廠商參考與討論時的共同語言、理想流程參照與討論基礎。
E.
建立工作系統化需求明細(必要或彈性需求)(Request for Proposal=RFP ; Required or If Possible= R or I)：這個目的是為了將需求視覺化，供做未來邀請系統廠商及顧問前來簡報時使用的。
假設，新系統流程導入目的是為了加速及加量製作分析報表，RFP 即是將現狀及所有理想中的報表欄位格式、用途/目的全數列出供廠商分析及未來導入前訪談使用。部分公司會將【內部稽核發現缺失】列入報表參考來源或系統自動稽查功能期望值。
F.
購入外部資源準備。如：系統導入預算及廠商條件及合作條件：系統導入預算，將在文章：[#ERP]投入多少預算才合理?201500004分享。廠商條件及合作條件，依照公司RFP而有不同，合作條件主要是指公司期望廠商能夠承諾的事項，例如：硬體設備保固、軟體教育訓練時數、軟體修改費用…等等協商條件之準備。廠商條件，將於[#ERP]如何選擇合適的系統廠商201500003分享。謝謝!
以上A~E，希望對您有幫助；相關內部建置表格，如有疑問，或需要建議，歡迎您，按這裡，問我一個問題。謝謝!
您覺得呢? 期待您也分享相關經驗。
每家公司每個發展時期會有不同的狀況，相信，您會有不同的觀點。
我是財務會計人員，不是資訊人員；分享我經歷過的事情供您參考，歡迎您提供【跟我不一樣】的意見及說明。
請電郵：whatsyouridea1996@gmail.com。謝謝。
我是
Emily，如果這篇文章有幫助到您：
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敬祝您健康、平安快樂、豐盛。
祝福貴公司：
電子系統導入順利、
達到目的!
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