黃曉蘋 主要工作成就(2/2)
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公司重大應收帳款呆帳：很多公司組織不瞭解為什麼是業務部必須負責應收帳款呆帳催收的工作，希望您透過這裡了解👉👉👉因為業務部或服務部把公司的產品或服務交付客戶，目的就是要換取客戶支付現金給公司，把公司產品拿去換回現金的部門是業務部，因此，業務部把產品移出公司之後必須繳入現金給公司，這樣的移出與繳入的動作，正常上，必須由同一個部門負責，然而，移出產品卻無法繳入現金，就是業務部產生工作績效問題，必須由財務部或法務部等等協助處理應收帳款回收的議題。
我在協助公司回收應收帳款或處理相關議題時，展現了一些財務會計主管基本職責，希望其他同樣擔任這類職務的職場人士也可以做得到，因為那是基本的職責：
i. 主動面對面追蹤總經理回應應收帳款呆帳的處理態度及詢問需要協助的事項，並執行之。
ii. 執行i.時，務必報告總經理呆帳對公司現金流量的影響；編制預計現金流量表(=資金收入支出預估表)，提早發現公司資金短絀風險並提早準備應對計畫。如果您沒有做到這個基本工作，而在公司發生資金短絀時就離職，請您不要告訴其他同事或抱怨是因為總經理包庇業務部拖延帳款回收才會資金運轉不善，因為，事實上是您沒有或不知道必須透過預估現金流量表作為資金管理工具。👈呆帳對總經理的工作績效沒有好處，不是嗎?!
請問貴公司：預計現金流量表，您使用什麼衡量它的有效性呢?! 因此，您請您的資金管理部門及子公司，編制期間多久的預計現金流量表呢?! 我想請教您的是，貴公司/集團的預計現金流量表的功能是來表示大家都有表可以編，表格需求者展現專業的一種方式，或是那張表真的很有用呢?! 您的方式有沒有浪費掉誰的時間卻又增聘一位編表專員呢?! 需要花錢新增相關系統程式嗎?! 那麼，您要輸入的預測條件是什麼呢?! 能夠確認資金預測條件的部門或公司，才能夠要求或指導大家編製這張表吧?! 貴公司的資金預測條件確認了嗎?! 以上供您參考。
iii. 依照貴公司的客戶信用管理機制，呆帳就是即時或適時凍結出貨給該產生呆帳的客戶A而不需懼怕後果，因您是在履行工作契約及工作義務；若您因此被總經理責罵，建議您請您的總經理更新客戶信用管理機制或簽准放行出貨。您可以在產生呆帳時事先請示總經理核准或確認他對於再次出貨給A的意見。
iv. 如果iii.是集團的關係企業B產生呆帳，您必須仍然是依照公司的客戶信用管理制度執行呆帳與再出貨之間的管理機制，因為，管理制度就是要被執行才是管理制度。
您任職的公司的現金流量或生存優先。
v. 如果iii的客戶A不想付錢而產生呆帳，是A抱怨您的商品有瑕疵，同時，您的商品由您的關係企業B供應/只有B負責供應與維修責任，您會怎麼做呢?! 👉👉👉問題就是答案：
a. 已經出貨給A的商品要不要退回呢?! 不退回就是凍結出貨吧?!
b. 問題a.是業務部及產品部的問題，請您主動告知這兩個部門即時處理並通知總經理或相關更高階的主管。
c. 如果您是關係企業的窗口，請依照您在公司與集團的報告線(reporting line)，先向總經理預告您將執行報告到您的報告線的主管，依正常程序往上報告，因為這是集團產品品質影響聲譽與帳款的事務。
d. 請問貴國的稅法對於呆帳費用的認定如何呢?! 當呆帳產生時，無論整個案件是否隱藏著舞弊，當您依照稅法請求付款方提供您可以被國稅局認定的呆帳費用憑證，相信您至少會得到兩種回應：(1)付款方樂意提供符合稅法的憑證👈這是基於事實才能夠產生的文件(2)付款方因為知道它自己站不住腳而無法提供憑證，只好付款給您。
vi. 如果貴公司業務部門總是忙碌、出勤拜訪客戶，銷售卻不見起色，您除了必須與總經理討論相關營運對策之外，如果您有興趣，可以查詢業務員每日行程報告👈我的經驗曾經發現在1周內有兩位不同的業務人員在不同的日期拜訪同1客戶但未產生銷售紀錄、業務員出勤日期但人在辦公室、不同日期的計程車資收據極度類似、同車牌號碼與影印使用的問題。👈請與總經理及業務主管先討論再定義下一步應執行事項，然而，公司整體狀況如果呈現太多異常事件，請您考慮那是否是一個健康、值得您職涯發展的地方，或那只是單一事件呢?! 您一個月內要處理幾件異常事件呢?! 太頻繁的異常即是日常總有異常，並不健康。您認為呢?!
政府單位調查案件：這項成就是起因政府機關未提供正式函文卻想要調閱我服務公司的員工資料，當時的公司環境因敬重政府公職人員、公司極度守法，反而忘記應該索取正式函文而把時間投注在釐清被調閱的問題與事件主軸，我則是要求政府代表人員正式來函，降低了所有與會人的相關工作壓力；建議讀者透過下列問題，將您的回覆建立成貴公司的內部管理制度，您可能只使用一個清單處理，叫做：外部單位調卷檢查表👈基於營業秘密或資料保護目的，公司內部每一個部門都應該設立資料調閱者條件，甚至是自己部門的成員，舉例：初級會計員想看成本會計資料必須經過會計經理核准、內部稽核員想調閱薪資紀錄必須同時經過稽核長及人資長核准，因此，外部單位如政府機構調閱貴公司合約或員工資料、客戶索取貴公司的出貨給他的紀錄或廠商索取貴公司付款給它紀錄…等等，他們則必須出示[正式函文]尤其要表達[正式身分]吧?! 外部出示之後，內部的主管要再簽核一次嗎?! 或是由基層人員看到政府函文就往外部提供呢?!.....綠色字吧?! 或因為是現場服務性質而程序有不同呢? (電信帳單或類似)
以下問題以您是1個部門的角度提問：
i. 請將貴部門文件及資料列成一清單；您可能將它分類哪些屬於公開資料(制度)、必須有什麼職務及層級主管核准才提供調閱呢?!
ii. 調閱人必須取得幾個人或幾個部門的核准呢?! 如果調閱人是外部人呢?!
例：祖先留下來的獨家食譜。
iii. 由i.，哪一些文件或資料，直接列成僅供OOO、OOO查閱，會不會比較方便呢?!
iv. 您的資料被調閱紀錄，紀錄在該資料上面或專冊紀錄呢?!
v. 以上，本來就不應該被知道的文件，卻因為i.又列出來時，該怎麼辦呢?! 例：研究與發展機密資料。👈👈貴公司整體，什麼清單要造冊讓[所有員工申請調閱]，哪些僅限部門內知道呢?!
請嘗試回答這個問題：因為此人是本公司董事會成員，職位已經夠高了，因此，一旦此人填了申請表格，本公司可以提供此人想要的資料?! 👈 是或否呢?!
vi. 這張清單，多久更新一次呢?! 建立與更新時，要不要有誰簽核才算作業程序告一段落呢?!
以上供您參考。
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可信賴的、高誠信的(Reliable、High Integrity)：我在求職履歷表這樣描述我自己；事實上，如您所知，潛在雇主或任何人無法知道另外一個人是否真的可信賴或高度誠信，因此，我在2023~2024編寫本部落格相關文章時，我曾經自我建議👉如果有機會招募他人，我將請教求職者：請您描述您是/否在職場上做過以下事件，如果沒有，我要如何相信呢?! 如果有，您現在如何看待自己呢?! 有為了當初的行為想要做什麼嗎?!
i. 霸凌他人或蓄意使人被資遣。
ii. 工作紀錄或帳務造假。
iii. 舞弊。
若我是求職者，我將提供我被霸凌、偵知假帳與偵知舞弊的情況，那些情況同時造成我職涯過程並不順利，主因我並不同流合污；若是曾經執行上述3點的人，眼神可能會閃爍一下或眨眼，那是身體自然反應👈您要不要嘗試提問或回答看看這一題呢?!
當然地，求職者或員工也可以請教公司，若遇到上述狀況，公司有什麼中立的投訴管道。
供您參考。
3.通過的專業考試：國際專案管理師、國際內部稽核師。👈我在本部落格其他文章提過，這兩個專業領域是互補的，建議您都報考或學習。
希望這篇主要工作成就簡介對您有幫助；如果您認為上述某些情況不真實，但請您相信那是可以達到的，或者，那是會發生的，因此，您要怎麼做呢?!👈本部落格沒有必要投注時間創造一篇請求不限金額贊助的假內容文章吧?!
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